증빙서류 없이도 자동차검사 수수료 감면 혜택 제공 (2014년)

맞춤 서비스의 필요성

교통안전공단은 자동차 검사 시 장애인, 국가유공자, 기초생활수급자, 한부모가족 등을 대상으로 수수료의 30%~50% 혹은 전액 감면 제도를 운영하고 있다.

그러나 검사소에서 감면 대상자임을 확인하기 위해서는 수검자가 직접 자동차 표지판이나 증빙서류를 구비해 방문해야 하는 불편함이 있었다. 특히 사회적 약자 감면의 81%를 차지하는 장애인의 경우, 자동차 표지판을 발급받고도 차량 내에 비치하지 않는 경우가 많았다. 또한 아예 발급받지 않아 단번에 수수료 감면 혜택을 받지 못하는 여러 상황이 발생하기도 했다.

물론, 60일 이내에 구비 서류를 지참해 재방문하면 차액을 환불받을 수 있지만, 다시 검사소를 방문해야 하는 국민들의 시간적·금전적 손실을 무시할 수 없는 상황이었다. 환불받은 고객들의 서비스 만족도 역시 그리 높은 수준이 아니었다.

이로 인해 공단에서 접수를 담당하는 직원들도 여러모로 어려움을 겪어야만 했다. 미처 서류를 못 챙겨 온 수검인들은 오히려 큰 소리를 내며 항의하는 경우가 많았다. 또한 수기로 서류를 확인하다 보니 가끔씩 감면 적용을 잘못시키는 경우가 생기기도 했다.

증빙 서류는 2년간 사본 보관이 원칙이다. 그러나 서류를 보관하는 창고도 이미 포화 상태라 자리가 넉넉하지 않음은 물론 감사 때마다 관련 서류를 다시 찾아내느라 직원들의 행정 업무 과다에 대한 부담도 무시할 수 없는 상태였다.

‘실무’중심의 정보교환 및 적극적인 업무 협조

공단의 검사 수수료 감면 대상자의 80% 이상은 장애인이다. 따라서 장애인 관련 사업 주무 부처인 보건복지부의 업무 협조가 절대적으로 필요한 상황이었다. 그간의 언론보도와, 인터넷 조직도 등을 확인한 결과 ‘사회보장정보시스템(행복e음)’에 관해 해당 부처 담당자와 통화한 후 사업 추진 개요를 이메일로 발송했다.

마침 보건복지부는‘사회보장정보시스템’의 2차 고도화 사업을 추진 중에 있었다. 따라서 공단의 정보 연계 요청은 사업 추진의 좋은 기회로 작용했으며, 보건복지부에서도 긍정적으로 업무 협조를 검토하며 적극적인 모습을 보여 주었다.

정부3.0의 기본 방향은 기관 간 정보 제공 및 연계로 대국민 편의를 제고하는 한편, 기관별 시스템 개별 투자 및 중복 투자로 인한 예산 낭비를 사전에 막고자 함이다.

사회보장정보시스템의 정보 연계를 검토하던 중 보건복지부 정보 일부가 ‘행정정보 공동이용시스템’을 통해 공단으로 제공된 내역이 있어, 정보 연계 사업을 안전행정부로 바로 이관하고, 추가 필요 정보를 보완하는 것이 시스템 중복 투자를 예방하고 또 업무를 효율적으로 추진하는 방향이라는 결론에 이르렀다.

정보 연계 사업은 당시 고도화 사업을 추진 중이던 안전행정부의 ‘행정정보공동이용시스템’으로 이관되었다. 당시 행정정보공동이용시스템 고도화 팀은 사업 범위 및 정보연계 대상을 확정하는 단계로, 공단 감면 대상 확인 업무를 ‘사실조회 확인 서비스’ 대상으로 추가 반영했다.

사실조회 확인 서비스는 제공되는 두 정보가 모두 일치하는지‘네’/‘아니요’값으로 답하는 구조로서, 최소한의 필요 정보로도 대상 정보가 맞는지 확인해 주어 개인 정보의 과다 유출 위험도를 줄여 줄 수 있다.

공단의 경우 수검 대상 자동차 번호와 장애인(국가유공자) 정보, 혹은 소유자 정보가 일치하는지 확인하는 구조로 설계되었다.

2014년 1월, 공단은‘사회적 약자 정보 조회 시스템’서비스를 개시하고, 현장 방문 수검인들의 자동차 번호 혹은 주민등록번호만으로 수수료 감면 대상자임을 확인했다. 이때 증빙서류 사본을 남기지 않는 대신 전산상 행정정보공동이용시스템 사실조회 서비스를 통해 확인된 내용임을 저장할 수 있게 되었다.

공단의 사회적 약자 수수료 감면 사업은 법적 근거에 의한 사업이 아니라, 기관 자체의 사회공헌 활동의 일환으로 추진하는 비예산 사업이다. 따라서 정보 조회를 위해서는 관련 기관의‘정보 이용 동의’가 필요했다. 이에 보건복지부 및 국가보훈처, 여성가족부의 ‘정보 활용 동의’협조가 필요했으며, 이를 위해 주무부처인 국토교통부의 협조 요청도 업무 추진에 많은 도움이 되었다.

수검 고객 만족도 제고 및 접수 업무 효율성 향상

‘사회적 약자 정보 조회 시스템’구축으로, 수검인들은 지자체 및 보훈처 전산망에 관련 정보들이 정확하게 입력되어 있으면, 구비 서류 없이도 수수료 감면혜택을 받을 수 있게 되었다. 이에 따라 담당 직원은 업무 처리가 더욱 정확해지고, 서류 사본 복사 등으로 인한 비효율적인 업무 처리가 눈에 띄게 줄었다.

수검인의 재방문에 소요되는 시간 및 교통비, 접수 직원의 업무 단축 시간 등을 비용으로 산출해 본 결과, 연간 약 2.37억 원의 국민 편익이 창출된 것으로 분석된다.

일부 재방문 고객들은 기존 전산 정보 누락 등에 의한 것으로, 관련 기관의 대상자 관리 및 정보 최신화에도 많은 도움이 되고 있다.

추진 시 성공요인을 들자면 보건복지부(정보개발원) 및 행정정보공동이용시스템(고도화 구축 팀) 등 실질적인 시스템 구축 및 고도화 팀에게 먼저 업무 협조 및 자문을 구하고 이에 대한 사업 가능성 여부를 먼저 실무 협의한 후 업무를 추진했기 때문에 불필요한 행정처리로 인한 시간 낭비를 최소화 할 수 있었다.

또한, 기관별 3.0 관련 추진 예정 사업들을 먼저 검토하고 기관별 추진 사업과 연계해 교통안전공단의 과제를 추가로 반영한 것이다. 그렇기 때문에 개별 사업으로 추진했을 경우보다 시간 및 예산을 절감할 수 있었다.

기관 간 정보공유사업 지속 확대로 고객 맞춤 서비스 실현

본 사업을 계기로, 공단은 기관 간 정보 공유를 통한 대국민 서비스를 더욱 확대할 계획이다. 현재 공단은 검사기한 경과로 인한 국민 과태료 발생을 사전에 예방하고자, ‘자동차 검사 기일 사전 안내’ 시스템을 구축해 운영하고 있다.

하지만 서비스 대상자가 기존 공단의 검사 고객 혹은 홈페이지를 통해 신청한 고객들로 국한되고 있는 경우가 많다. 그 외의 고객은 자동차 소유주 정보가 없어 사실상 정보 안내가 쉽지 않은 실정이다.

이에 따라 공단은 앞으로‘보험개발원 고객 정보’중 자동차 소유주 연락 정보를 공유해 자동차 검사 기일 사전 안내 업무를 더욱 확대해 중점적으로 추진할 계획이다. 따라서 현재 관련 기관과 해당 업무에 대해 적극적으로 협의하고 있다.