“등록기준지요? 모르는데요.”
미성년자의 여권 발급을 신청하면 담당 공무원은 미성년자의 법정 대리인 확인을 위해 행정정보공동이용시스템에 접속해 가족 관계 등록 정보(가족 관계 증명서 및 기본 증명서)를 열람해야 한다. 이때 신청인의 이름, 주민등록번호, 등록기준지 등 3가지 항목을 필수적으로 입력해야 한다. 그러나 신청자들 중 대다수 미성년자(또는 대리인)는 등록기준지를 알지 못해 정확한 등록기준지를 제시하지 못한다. 따라서 민원실 내 증명 발급 창구에 가서 가족 관계 증명서를 발급받아 여권 발급 신청 절차를 진행해야 하는 불편을 겪어야 한다.
특히, 광역지자체의 대행 기관을 찾는 민원인들은 동 기관에서 가족 관계 증명서를 발급받을 수 없는 게 현실이다. 따라서 이들은 발길을 다시 돌려 인근 구청이나 주민센터 민원실을 방문해서야 겨우 가족 관계 증명서를 발급받을 수 있다. 더욱이 2014년 1월 1일부터 시행된 도로명 주소 사용으로 인해 민원인들이 등록기준지를 도로명으로 제출하는 경우, 도로명 주소로는 열람이 불가해 업무 담당자가 컴퓨터의 해당 프로그램에서 지번주소로 변환한 후 열람해야 하는 등 불편이 가중되었다.
“등록기준지, 이제 몰라도 됩니다.”
현재 미성년자의 여권 발급 신청 건수는 전체 여권 발급 신청 건수의 약 30%(연간 약 1백만 건)를 차지한다. 그러다 보니 법정대리인을 확인하는 과정에서 많은 시간이 소요됨으로써 전체적으로 여권 발급 신청 처리의 지연을 초래함은 물론 증가하는 민원으로 인해 여권 발급 담당자들의 사기가 저하되는 요인으로 작용했다.
따라서 미성년자의 여권 발급 신청 시 발생하는 모든 불편 사항은 법정대리인을 신속, 정확히 확인함으로써 해소할 수 있다는 결론에 다다랐다. 그래서 등록기준지를 입력할 필요 없이 민원인의 성명 및 주민등록번호의 입력만으로 가족 관계 등록 정보 열람이 가능하도록 하는 시스템 개선의 필요성이 대두되었다.
외교부는 2013년 5월 22일「여권법」제10조(정보 자료의 제공 등 협조 요청)를 아래와 같이 개정하여 법원행정처의 가족관계 등록 정보 제공 등에 관한 협조 근거를 마련했다.
외교부는 지자체 여권사무 대행 기관에 대한 지도 점검, 실무 연수 등 각종 계기를 통해 행정정보공동이용시스템을 통한 가족관계 등록 정보 열람 시 발생하는 문제점을 구체적으로 파악하고, 또 대행 기관의 여권 발급 담당자들과의 회의를 통해 의견을 폭넓게 수렴하는 한편, 안전행정부 행정정보공동이용시스템 개선 방향에 대해 다각적으로 협의했다.
외교부 주관으로 합의를 이끌어 내어 행정정보공동이용시스템을 통한 가족관계 등록정보 열람 시 필수 입력 항목 중에서 등록기준지를 제외한 성명 및 주민등록번호만을 입력하는 방안을 채택했다.
한편, 외교부는 개인정보보호 강화의 일환으로 2014년 6월 9일부터 여권 발급 시스템에 연계된 행정정보공동이용시스템에 대한 접근방식을 개선했다. 여권 접수, 여권 반납, 여권 교부 등의 여권 업무 수행 중에만 담당자의 판단에 따라 필요 시 가족관계 등록 정보를 열람할 수 있도록 개선한 것이다.
법원행정처는 외교부의 요청 건에 대한 운영현황을 확인하기 위해 여권 사무 대행 기관의 민원 현장을 방문했다. 이를 통해 정보 공유 실태 등을 점검하는 등 장기간 면밀한 검토를 거친 후 마침내 2014년 9월 3일, 행정정보공동이용시스템을 통한 가족관계 등록 정보 이용에 관한 검색 조건 변경 건을 승인했다.
외교부는 안전행정부와의 협조를 통해 등록기준지 없이 가족관계 등록 정보를 검색할 수 있도록 행정정보공동이용시스템 프로그램을 새로 개발해 이를 곧바로 적용했다. 또한 등록기준지 제출 생략 시행 관련 보도자료를 배포하고, 2014년 10월 1일부터 시행했다.
“여권 신청이 쉬워졌어요!”
기존에 미성년자가 여권 발급을 신청하는 경우에는 신청서에 등록기준지를 반드시 적어야 하고, 등록기준지를 모르는 경우에는 가족관계 증명서를 발급받아 확인해야 하는 불편함이 있었다. 그러나 행정기관 간 가족관계 등록 정보 공동이용을 위한 시스템을 개선해 2014년 10월 1일부터는 미성년 여권 신청자도 등록기준지 제출을 생략할 수 있게 되어 더욱 쉽고 빠르게 여권을 신청할 수 있게 되었다.
또한, 등록기준지 생략으로 더욱 간편하게 가족관계 등록 정보 열람이 가능해진 덕분에 미성년자 여권 발급 신청 시 소요되는 시간이 예전보다 많이 줄어들었다. 이를 계기로 전 국민의 여권 민원 서비스에 대한 만족도를 상당히 높일 수 있었다.
외교부는 금번 가족 관계 등록 정보 열람 방식 변경과 관련해 여권 업무 처리 중에만 행정 정보공동이용시스템에 대한 접속이 가능하도록 관련 시스템을 개선해 개인정보보호 대책을
강화했다.
기존에 해당 기관에서 보유하고 있는 개인 정보를 다른 기관에 제공하는 것에 대한 적잖은 우려와 함께 반론이 제기되기도 했다. 하지만, 국민 편익 증진 및 민원 업무 처리의 효율성을 높이기 위한 당위성을 강조하며 지속적인 협의를 이끌어 냈다. 마침내 시스템 개선 필요성에 대한 공감대를 형성함으로써 정부부처 간 정보 공유의 새로운 성과를 도출했다.
정부3.0, 국민 행복의 시작
본 과제는 국민들의 불편 사항을 개선하기 위해 추진하였다. 정부3.0의 가치인 정부부처 간 공유와 협업을 바탕으로 개선 방안을 마련해 좋은 성과를 도출했다는 점에서 그 의의가 크다는 평가를 받고 있다. 또한 국민들이 체감할 수 있는 더 많은 성공 사례를 창출해야 할 필요성을 느끼는 계기가 되었다.
앞으로도 외교부는 정부부처 간 협력을 더욱 강화해 여권 발급 신청 민원인들에게 더욱 신속하고 정확한 서비스를 제공함으로써 정부3.0 시책에 적극적으로 부응해 나갈 것이며 또 새로운 제도 개선을 위해 끊임없이 노력을 기울일 계획이다.
1. 신체검사 없이 운전면허증 발급
2. 증빙서류 없이도 자동차검사 수수료 감면 혜택 제공
3. 탄소포인트제 참여세대 전·출입 시 행정처리 간소화
4. 청소년 자원봉사 내역, 한 눈에 확인
5. 등록기준지 몰라도 미성년자 여권 발급 가능
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